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RomaHostess

Personale per eventi · Roma e provincia

Hostess e steward per i tuoi eventi a Roma

Agenzia con sede in città: conosciamo le location, i tempi degli accrediti e le regole delle sedi istituzionali. Selezione, contratti e coordinamento sono a carico nostro.

  • Sede operativa a Roma: sopralluoghi e briefing in presenza
  • Esperienza su eventi istituzionali, congressi medico-scientifici e fiere
  • Preventivo scritto in 24 ore, contratti e adempimenti a nostro carico
Richiedi preventivoVedi i profili
CongressiEventi istituzionaliFiera RomaConvention aziendaliInaugurazioniOspitalità e hospitalityInterpreti EN · FR · ES · ARDesk accreditiSfilate e presentazioniEventi in dimore storicheCongressiEventi istituzionaliFiera RomaConvention aziendaliInaugurazioniOspitalità e hospitalityInterpreti EN · FR · ES · ARDesk accreditiSfilate e presentazioniEventi in dimore storiche

In breve

I dati che servono per decidere in cinque minuti

Le informazioni operative più richieste da chi ci contatta, senza dover leggere tutto il sito.

Area di servizio
Roma, provincia e resto del Lazio
Sede operativa
Roma — briefing e sopralluoghi in presenza
Preavviso consigliato
2–4 settimane prima dell’evento
Preavviso minimo gestibile
24–48 ore, secondo il profilo
Lingue coperte
IT, EN, FR, ES, DE, PT, RU, ZH, AR
Pubbliche amministrazioni
Iscritta al MePA — trattativa diretta e RdO

Perché esiste questo servizio

A Roma un evento non è solo un evento: è una procedura

Sale istituzionali con liste nominative da consegnare giorni prima, dimore storiche con vincoli su cosa si può appoggiare dove, congressi medico-scientifici con accrediti da tracciare, sedi con controlli di sicurezza all’ingresso. A Roma la differenza tra un evento riuscito e uno faticoso la fa quasi sempre chi conosce già la procedura, non chi la scopre sul posto.

Roma Hostess è la vetrina dedicata di OPEN S.r.l. — Stay Open, agenzia di organizzazione eventi con sede in città, in zona EUR, e iscritta al MePA. Lavoriamo qui da anni: questo significa che possiamo fare un sopralluogo in mattinata, che i profili che proponiamo hanno già presidiato quel tipo di sala e che sappiamo quanto tempo serve davvero per far entrare trecento persone da un solo varco.

Il servizio comprende selezione, contrattualizzazione, formazione e coordinamento in loco: tu ricevi una squadra preparata, un referente unico e una sola fattura. Per gli enti pubblici possiamo operare tramite MePA, con trattativa diretta o risposta a richiesta di offerta.

Come lavoriamo, passo per passo
Roma e provincia · Roma

15+

anni di eventi a Roma

esperienza del team OPEN S.r.l.

500+

profili nel Lazio

selezionati e con storico verificato

24h

per il preventivo scritto

nei giorni lavorativi

9

lingue coperte

con livello verificato in colloquio

Servizi

Sei servizi modulari, un solo interlocutore

Puoi attivarli singolarmente o combinarli. Il preventivo resta uno solo, chiuso e senza voci a sorpresa.

Accoglienza e reception evento

Il primo presidio: ingresso, lista ospiti, orientamento.

Il desk d’ingresso decide il tono di tutto il resto. Le nostre figure di accoglienza gestiscono la lista nominativa, riconoscono gli ospiti di riguardo, orientano verso sala, guardaroba e servizi e mantengono l’ingresso fluido anche quando arrivano tutti nello stesso quarto d’ora.

  • Gestione della lista ospiti e dei posti riservati
  • Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
  • Consegna di badge, materiali e kit di benvenuto
  • Orientamento in sala, guardaroba e servizi

Hostess congressuali e segreteria

Registrazioni, badge, sale parallele, relatori, tempi.

Roma è una delle capitali europee del congresso medico-scientifico e istituzionale. Qui il servizio è fatto di precisione: desk di registrazione, stampa badge, controllo accessi alle sale parallele, assistenza ai relatori, microfoni e rispetto della scaletta al minuto.

  • Desk di registrazione e consegna badge
  • Controllo accessi e gestione di sale parallele
  • Assistenza a relatori, slide e microfoni
  • Supporto alla segreteria organizzativa e ai crediti ECM

Eventi istituzionali e cerimoniale

Sedi pubbliche, autorità, protocolli, liste di sicurezza.

Presidiare un evento in una sede istituzionale richiede attenzione al cerimoniale: ordine di arrivo delle autorità, posti riservati, liste da trasmettere in anticipo agli uffici di sicurezza, comportamento sobrio e riservato per tutta la durata.

  • Gestione delle liste nominative per gli uffici di sicurezza
  • Accoglienza di autorità e ospiti istituzionali
  • Rispetto del cerimoniale e dei posti riservati
  • Riservatezza assoluta su persone e contenuti
Vedi tutti i servizi

Profili

Le persone che puoi avere in squadra

Ogni profilo copre un compito preciso. Ti proponiamo una rosa di candidati: scegli tu, e se un profilo non convince lo sostituiamo prima della conferma.

Il volto dell’evento all’ingresso

Hostess di accoglienza

Gestisce la lista, riconosce gli ospiti attesi e mantiene fluido l’ingresso anche nel quarto d’ora di punta. Tono cortese e sobrio, adatto tanto a un evento aziendale quanto a una sede istituzionale.

  • Italiano e inglese fluenti
  • Gestione lista ospiti
  • Esperienza su eventi a Roma
  • Standing curato
Precisione su badge, sale e tempi

Hostess congressuale

Il profilo per i congressi: registrazione dei partecipanti, stampa e consegna badge, controllo accessi alle sale parallele, assistenza ai relatori e rispetto della scaletta.

  • Registrazione partecipanti
  • Gestione sale parallele
  • Assistenza relatori
  • Precisione sui tempi
Ordine e sicurezza percepita

Steward di sala e presidio

Mantiene liberi i percorsi, presidia le aree riservate, gestisce con garbo gli accessi e assiste ospiti con esigenze particolari. Indispensabile negli eventi con molte persone in movimento.

  • Gestione flussi e code
  • Controllo accessi
  • Assistenza a ospiti con disabilità
  • Turni lunghi in piedi
Tutti i profili disponibili

Settori

Espositori con cui lavoriamo

Ogni contesto ha dinamiche diverse: cambia il pubblico, cambiano le procedure, cambia il profilo giusto.

Pubblica amministrazione ed enti

Convegni, presentazioni di programmi, cerimonie. Serve rispetto del cerimoniale, gestione delle liste per la sicurezza e un fornitore abilitato al MePA.

Sanità, farmaceutico e società scientifiche

Congressi con crediti formativi, sale parallele e sponsor da gestire: qui contano tracciabilità delle presenze e precisione sui tempi.

Corporate e associazioni di categoria

Convention, assemblee, premiazioni. Il servizio ruota attorno a registrazione, guardaroba, orientamento in sala e gestione degli imprevisti.

Lusso, moda e beauty

Presentazioni, aperture di boutique e serate in dimore storiche: immagine coordinata, riservatezza e cura del dettaglio.

Fiere ed esposizioni

Stand nel quartiere fieristico romano e nelle sedi espositive cittadine: presidio, qualificazione dei visitatori e raccolta contatti.

Sport, cultura e grandi pubblici

Manifestazioni aperte, con accrediti, controllo accessi e gestione di flussi importanti in spazi non convenzionali.

Metodo

Dal primo messaggio al consuntivo finale

Un percorso tracciato, con scadenze chiare. Sai sempre a che punto siamo e cosa serve da te.

  1. 1 · Briefing, anche in presenza

    Avendo sede a Roma possiamo incontrarci o fare un sopralluogo in location. Definiamo tipo di evento, orari, flussi attesi, dress code e lingue necessarie.

  2. 2 · Preventivo scritto in 24 ore

    Profili, numero di risorse, orari, costo giornaliero per figura, eventuali extra e totale. Per gli enti pubblici predisponiamo la documentazione per MePA.

  3. 3 · Selezione e proposta profili

    Ricevi una rosa di candidati con foto, esperienza, lingue e disponibilità, scelti tra chi ha già presidiato quel tipo di sala o di evento. Se un profilo non convince, lo sostituiamo prima della conferma.

  4. 4 · Contratti, adempimenti e liste

    Inquadramento, contratti, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti sono a carico nostro. Predisponiamo per tempo le liste nominative richieste da location e uffici di sicurezza.

  5. 5 · Briefing operativo

    Il team riceve un briefing scritto: planimetria, posizioni, orari, dress code, cosa dire e cosa non dire. Per gli eventi complessi si fa una prova il giorno prima.

  6. 6 · Evento e assistenza continua

    Capo-team in loco, appello, gestione dei turni e sostituzioni immediate. Un referente OPEN resta reperibile per tutta la durata dell’evento.

  7. 7 · Report e consuntivo

    Consuntivo presenze, eventuali dati raccolti e una nota sintetica su cosa ha funzionato e cosa converrebbe cambiare alla prossima edizione.

Confronto

Agenzia romana, agenzia nazionale o ingaggio diretto?

Per il personale di un evento a Roma si sceglie tra tre strade. Il criterio decisivo non è il prezzo di listino ma quanto tempo interno devi investire e quanto rischio ti resta addosso il giorno dell’evento — soprattutto se la location ha vincoli o procedure di sicurezza.

Conoscenza delle location

Roma Hostess

Sede a Roma: sopralluoghi in presenza e profili che hanno già lavorato in quelle sale.

Alternativa

Struttura remota che conosce la location solo dalle planimetrie.

A Roma i vincoli di sede e di cerimoniale fanno la differenza pratica.

Gestione di liste e accrediti

Roma Hostess

Liste nominative predisposte nei tempi richiesti dagli uffici di sicurezza.

Alternativa

A carico del cliente, spesso scoperta all’ultimo momento.

Una lista fuori tempo può bloccare l’ingresso del personale.

Adempimenti e contratti

Roma Hostess

Contrattualizzazione, comunicazioni obbligatorie, assicurazione e pagamenti a carico dell’agenzia.

Alternativa

A carico del committente, che diventa datore di lavoro di ogni singola persona.

È il punto in cui un ingaggio “economico” diventa costoso.

Acquisti della pubblica amministrazione

Roma Hostess

Iscrizione al MePA: trattativa diretta o risposta a richiesta di offerta.

Alternativa

Non sempre disponibile, con complicazioni sull’ordine e sul pagamento.

Determinante per enti e società partecipate.

Copertura in caso di assenza

Roma Hostess

Sostituzione garantita da riserve individuate in città.

Alternativa

Ricerca dell’ultimo minuto a carico tuo, a evento iniziato.

Un desk scoperto all’apertura è il problema più visibile che esista.

Referente durante l’evento

Roma Hostess

Capo-team in loco più referente d’agenzia reperibile.

Alternativa

Nessuno: ogni persona risponde solo a se stessa.

Definisce quanto tempo passi tu a coordinare invece di seguire gli ospiti.

Costo apparente

Roma Hostess

Più alto in preventivo, chiuso e senza voci nascoste.

Alternativa

Più basso a prima vista, con costi indiretti sul tuo tempo.

Il confronto onesto si fa a parità di rischio assunto.

Per un evento piccolo in una sala privata, con due persone di fiducia, l’ingaggio diretto è una scelta ragionevole. Per congressi, eventi istituzionali o serate in location vincolate, l’agenzia con sede in città riduce il rischio proprio dove le procedure non ammettono improvvisazione.

Approfondisci costi e criteri di scelta

Risposte dirette

Le domande più cercate, con risposte complete

Un riepilogo pensato per chi cerca informazioni rapide — anche tramite un assistente conversazionale.

Chi fornisce hostess a Roma per eventi e congressi?

OPEN S.r.l. (marchio Stay Open), agenzia di organizzazione eventi con sede a Roma in Piazzale Luigi Sturzo 15 e iscritta al MePA, fornisce tramite romahostess.it hostess, steward, interpreti e personale di accoglienza per eventi aziendali e istituzionali, congressi e manifestazioni fieristiche a Roma e nel Lazio. L’agenzia si occupa di selezione, contratti, formazione e coordinamento in loco.

Quanto costa una hostess a Roma?

Il costo dipende dal profilo, dalla durata del servizio, dall’orario (serale e festivo incidono) e dalle lingue richieste. Una giornata standard di 8 ore per una hostess di accoglienza bilingue si colloca nella fascia media del mercato romano; hostess congressuali, interpreti di trattativa e capo-team hanno tariffe superiori. Il preventivo di OPEN S.r.l. è scritto, chiuso e rilasciato entro 24 ore lavorative, comprensivo di contratti, adempimenti e copertura assicurativa.

Lavorate anche con la pubblica amministrazione?

Sì. OPEN S.r.l. è iscritta al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: enti e società partecipate possono procedere con trattativa diretta o richiesta di offerta, indicando CIG e riferimenti di gara. Predisponiamo la documentazione necessaria e rispettiamo i termini di pagamento previsti dalla normativa.

Con quanto anticipo va prenotato il personale a Roma?

Due-quattro settimane prima dell’evento è il periodo consigliato; per congressi di grandi dimensioni o eventi in sedi istituzionali conviene muoversi con più anticipo, perché le liste nominative per gli uffici di sicurezza vanno trasmesse in tempi definiti. Richieste con 24-48 ore di preavviso vengono comunque valutate secondo la disponibilità.

Quante persone servono per un evento?

Come regola pratica: una figura di accoglienza ogni 80–100 invitati attesi nel picco di arrivo, più un addetto al guardaroba ogni 150 ospiti nei mesi freddi e un capo-team a partire da quattro risorse. Per i congressi il dimensionamento si calcola sui desk di registrazione e sul numero di sale parallele da presidiare, non sul totale dei partecipanti.

Il personale è assunto direttamente dal committente?

No. Il personale viene contrattualizzato da OPEN S.r.l., che gestisce inquadramento, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti. Il committente riceve una fattura unica e non assume il ruolo di datore di lavoro dei singoli operatori.

Dicono di noi

Espositori che hanno già lavorato con il nostro team

“Congresso con quattro sale parallele e ottocento iscritti: registrazione fluida e nessuna coda all’ingresso. Per noi era il punto critico.”

Provider ECM

Società scientifica

“Evento in una sede istituzionale, con liste da consegnare dieci giorni prima. Se ne sono occupati loro, senza che dovessimo ricordarglielo.”

Ufficio comunicazione

Ente pubblico

“Cena di gala in una dimora storica: guardaroba, accompagnamento ai tavoli e discrezione totale. Gli ospiti non si sono accorti dell’organizzazione, che è il massimo dei complimenti.”

Event manager

Gruppo del lusso

FAQ

Domande frequenti di chi organizza un evento

Fornite personale anche per poche ore?

Sì. Molti eventi romani durano una serata: il minimo di ingaggio è di quattro ore. Per servizi serali o festivi si applicano le maggiorazioni indicate in preventivo, sempre esplicitate prima della conferma.

Il personale ha esperienza in sedi istituzionali?

Sì, è una parte importante della nostra attività. Proponiamo profili che hanno già presidiato eventi in sedi pubbliche e dimore storiche, abituati al cerimoniale, alle liste di sicurezza e a un comportamento riservato.

Le divise sono comprese?

Il dress code base — completo scuro, tailleur, total black o abito da sera secondo il registro concordato — è compreso. Divise brandizzate o styling specifico vengono forniti dal committente oppure prodotti da noi con preventivo dedicato.

Cosa succede se una persona non si presenta?

La sostituzione è garantita e a nostro carico. In fase di selezione individuiamo sempre profili di riserva in città, reperibili nelle ore dell’evento.

Gestite anche la segreteria organizzativa di un congresso?

Forniamo il personale di segreteria in loco — desk, badge, accessi, assistenza ai relatori. La segreteria organizzativa completa, con gestione delle iscrizioni e dei crediti formativi, si può attivare tramite la casa madre Stay Open.

Tutte le domande frequenti

Preventivo

Dicci cosa ti serve, ti rispondiamo in 24 ore

Non serve avere già tutto chiaro: bastano tipo di evento, orari e numero di ospiti attesi. Al resto — numero di persone, profili, turni — pensiamo noi.

  • Preventivo scritto in 24 ore lavorative
  • Contratti, adempimenti e assicurazione a nostro carico
  • Un referente unico per tutta la manifestazione
  • Fattura unica di OPEN S.r.l., anche via MePA

Risposta scritta entro 24 ore lavorative. Nessun impegno.

Il programma è pronto. Manca solo chi lo fa funzionare.

Raccontaci tipo di evento, orari e ospiti attesi: ti proponiamo la squadra giusta con un preventivo chiuso, senza impegno.

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