Cosa possiamo fare per il tuo evento

Servizi di personale per eventi, modulari e attivabili anche singolarmente

Accoglienza, promozione del prodotto, lingue, raccolta contatti e coordinamento. Puoi prendere una sola figura o l'intera squadra: il preventivo resta unico e chiuso, con OPEN S.r.l. come unico interlocutore contrattuale.

Accoglienza e reception evento

Il primo presidio: ingresso, lista ospiti, orientamento.

Il desk d’ingresso decide il tono di tutto il resto. Le nostre figure di accoglienza gestiscono la lista nominativa, riconoscono gli ospiti di riguardo, orientano verso sala, guardaroba e servizi e mantengono l’ingresso fluido anche quando arrivano tutti nello stesso quarto d’ora.

Gestione della lista ospiti e dei posti riservati
Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
Consegna di badge, materiali e kit di benvenuto
Orientamento in sala, guardaroba e servizi

Hostess congressuali e segreteria

Registrazioni, badge, sale parallele, relatori, tempi.

Roma è una delle capitali europee del congresso medico-scientifico e istituzionale. Qui il servizio è fatto di precisione: desk di registrazione, stampa badge, controllo accessi alle sale parallele, assistenza ai relatori, microfoni e rispetto della scaletta al minuto.

Desk di registrazione e consegna badge
Controllo accessi e gestione di sale parallele
Assistenza a relatori, slide e microfoni
Supporto alla segreteria organizzativa e ai crediti ECM

Eventi istituzionali e cerimoniale

Sedi pubbliche, autorità, protocolli, liste di sicurezza.

Presidiare un evento in una sede istituzionale richiede attenzione al cerimoniale: ordine di arrivo delle autorità, posti riservati, liste da trasmettere in anticipo agli uffici di sicurezza, comportamento sobrio e riservato per tutta la durata.

Gestione delle liste nominative per gli uffici di sicurezza
Accoglienza di autorità e ospiti istituzionali
Rispetto del cerimoniale e dei posti riservati
Riservatezza assoluta su persone e contenuti

Personale per stand a Fiera Roma

Accoglienza, promoter e lead collection in quartiere fieristico.

Per gli espositori del quartiere fieristico romano e per le manifestazioni ospitate nei padiglioni della città: presidio dello stand, qualificazione dei visitatori, promozione del prodotto e raccolta strutturata dei contatti.

Presidio dello stand e qualificazione dei visitatori
Promoter formati sul prodotto prima dell’apertura
Lead collection con badge scanner o form digitali
Capo-team e report giornaliero

Interpreti e hostess bilingue

Delegazioni estere, tavoli istituzionali, stampa internazionale.

Roma ospita delegazioni, organizzazioni internazionali e stampa estera. Forniamo interpreti di trattativa e hostess bilingue con livello linguistico verificato in colloquio, preparati sul contesto e sulla terminologia dell’evento.

Inglese, francese, spagnolo, tedesco, portoghese, russo, cinese, arabo
Interpretariato di trattativa e accompagnamento delegazioni
Assistenza linguistica a conferenze stampa
Traduzione di materiali di sala

Hospitality, guardaroba e servizi di sala

Cene di gala, inaugurazioni, dimore storiche.

Le figure che rendono ordinato un evento serale: guardaroba, presidio dell’area riservata, accompagnamento ai tavoli, gestione dei momenti di passaggio tra aperitivo, cena e intrattenimento. Con l’attenzione richiesta dalle location storiche.

Guardaroba e area ospiti riservata
Accompagnamento ai tavoli e gestione dei momenti
Presidio di sale in dimore storiche e sedi vincolate
Coordinamento con catering e fornitori tecnici

Settori

Come cambia il servizio in base al tipo di evento

Il numero di persone non basta: contano il tipo di pubblico, il picco di arrivo e le procedure della sede.

Pubblica amministrazione ed enti

Convegni, presentazioni di programmi, cerimonie. Serve rispetto del cerimoniale, gestione delle liste per la sicurezza e un fornitore abilitato al MePA.

Sanità, farmaceutico e società scientifiche

Congressi con crediti formativi, sale parallele e sponsor da gestire: qui contano tracciabilità delle presenze e precisione sui tempi.

Corporate e associazioni di categoria

Convention, assemblee, premiazioni. Il servizio ruota attorno a registrazione, guardaroba, orientamento in sala e gestione degli imprevisti.

Lusso, moda e beauty

Presentazioni, aperture di boutique e serate in dimore storiche: immagine coordinata, riservatezza e cura del dettaglio.

Fiere ed esposizioni

Stand nel quartiere fieristico romano e nelle sedi espositive cittadine: presidio, qualificazione dei visitatori e raccolta contatti.

Sport, cultura e grandi pubblici

Manifestazioni aperte, con accrediti, controllo accessi e gestione di flussi importanti in spazi non convenzionali.

Glossario

Le parole del personale per eventi

Un vocabolario minimo per leggere i preventivi — nostri e di chiunque altro — senza equivoci.

Lista di sicurezza: L’elenco nominativo del personale che va trasmesso in anticipo agli uffici competenti per l’accesso a sedi istituzionali. I tempi variano da 48 ore a due settimane secondo la sede.
Cerimoniale: L’insieme delle regole che disciplinano ordine di arrivo, posti riservati e precedenze delle autorità in un evento istituzionale.
Desk di registrazione: La postazione d’ingresso di un congresso, dove i partecipanti vengono identificati e ricevono badge e materiali. Il numero di desk determina la velocità di ingresso.
Sale parallele: Le sessioni contemporanee di un congresso in sale diverse: ciascuna richiede presidio autonomo per accessi, microfoni e rispetto dei tempi.
Capo-team: La persona che coordina la squadra in loco: presenze, turni, pause, sostituzioni e rapporto con la produzione e con la location.
MePA: Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, attraverso cui gli enti possono acquistare servizi da fornitori abilitati con trattativa diretta o richiesta di offerta.

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