Clienti internazionali e cinesi

Un percorso chiaro per organizzare servizi in Italia

Roma Hostess aiuta le aziende con sede fuori dall’Italia a preparare la parte locale del progetto attraverso un brief scritto, responsabilità concordate e un unico interlocutore italiano.

Progetti internazionali

Cosa definiamo prima della partenza

Il servizio viene preparato in base a sede, calendario, pubblico e requisiti operativi del progetto presso Roma e provincia.

Perimetro, date, orari di lavoro e responsabilità sul posto
Lingue richieste e livello effettivo da verificare in selezione
Dress code, briefing di prodotto e contatto per le urgenze
Preventivo scritto in euro, servizi inclusi e voci opzionali

Esecuzione locale

I servizi disponibili tramite Roma Hostess

Ogni richiesta viene verificata sulla disponibilità reale e confermata soltanto attraverso un preventivo scritto.

Accoglienza e reception evento

Il primo presidio: ingresso, lista ospiti, orientamento.

Il desk d’ingresso decide il tono di tutto il resto. Le nostre figure di accoglienza gestiscono la lista nominativa, riconoscono gli ospiti di riguardo, orientano verso sala, guardaroba e servizi e mantengono l’ingresso fluido anche quando arrivano tutti nello stesso quarto d’ora.

Gestione della lista ospiti e dei posti riservati
Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
Consegna di badge, materiali e kit di benvenuto
Orientamento in sala, guardaroba e servizi

Hostess congressuali e segreteria

Registrazioni, badge, sale parallele, relatori, tempi.

Roma è una delle capitali europee del congresso medico-scientifico e istituzionale. Qui il servizio è fatto di precisione: desk di registrazione, stampa badge, controllo accessi alle sale parallele, assistenza ai relatori, microfoni e rispetto della scaletta al minuto.

Desk di registrazione e consegna badge
Controllo accessi e gestione di sale parallele
Assistenza a relatori, slide e microfoni
Supporto alla segreteria organizzativa e ai crediti ECM

Eventi istituzionali e cerimoniale

Sedi pubbliche, autorità, protocolli, liste di sicurezza.

Presidiare un evento in una sede istituzionale richiede attenzione al cerimoniale: ordine di arrivo delle autorità, posti riservati, liste da trasmettere in anticipo agli uffici di sicurezza, comportamento sobrio e riservato per tutta la durata.

Gestione delle liste nominative per gli uffici di sicurezza
Accoglienza di autorità e ospiti istituzionali
Rispetto del cerimoniale e dei posti riservati
Riservatezza assoluta su persone e contenuti

Personale per stand a Fiera Roma

Accoglienza, promoter e lead collection in quartiere fieristico.

Per gli espositori del quartiere fieristico romano e per le manifestazioni ospitate nei padiglioni della città: presidio dello stand, qualificazione dei visitatori, promozione del prodotto e raccolta strutturata dei contatti.

Presidio dello stand e qualificazione dei visitatori
Promoter formati sul prodotto prima dell’apertura
Lead collection con badge scanner o form digitali
Capo-team e report giornaliero

Interpreti e hostess bilingue

Delegazioni estere, tavoli istituzionali, stampa internazionale.

Roma ospita delegazioni, organizzazioni internazionali e stampa estera. Forniamo interpreti di trattativa e hostess bilingue con livello linguistico verificato in colloquio, preparati sul contesto e sulla terminologia dell’evento.

Inglese, francese, spagnolo, tedesco, portoghese, russo, cinese, arabo
Interpretariato di trattativa e accompagnamento delegazioni
Assistenza linguistica a conferenze stampa
Traduzione di materiali di sala

Hospitality, guardaroba e servizi di sala

Cene di gala, inaugurazioni, dimore storiche.

Le figure che rendono ordinato un evento serale: guardaroba, presidio dell’area riservata, accompagnamento ai tavoli, gestione dei momenti di passaggio tra aperitivo, cena e intrattenimento. Con l’attenzione richiesta dalle location storiche.

Guardaroba e area ospiti riservata
Accompagnamento ai tavoli e gestione dei momenti
Presidio di sale in dimore storiche e sedi vincolate
Coordinamento con catering e fornitori tecnici

Preparazione da remoto

Dal primo brief all’esecuzione sul posto

Documenti e briefing possono essere preparati a distanza prima dell’arrivo in Italia del cliente o del team.

1 · Briefing, anche in presenza

Avendo sede a Roma possiamo incontrarci o fare un sopralluogo in location. Definiamo tipo di evento, orari, flussi attesi, dress code e lingue necessarie.

2 · Preventivo scritto in 24 ore

Profili, numero di risorse, orari, costo giornaliero per figura, eventuali extra e totale. Per gli enti pubblici predisponiamo la documentazione per MePA.

3 · Selezione e proposta profili

Ricevi una rosa di candidati con foto, esperienza, lingue e disponibilità, scelti tra chi ha già presidiato quel tipo di sala o di evento. Se un profilo non convince, lo sostituiamo prima della conferma.

4 · Contratti, adempimenti e liste

Inquadramento, contratti, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti sono a carico nostro. Predisponiamo per tempo le liste nominative richieste da location e uffici di sicurezza.

5 · Briefing operativo

Il team riceve un briefing scritto: planimetria, posizioni, orari, dress code, cosa dire e cosa non dire. Per gli eventi complessi si fa una prova il giorno prima.

6 · Evento e assistenza continua

Capo-team in loco, appello, gestione dei turni e sostituzioni immediate. Un referente OPEN resta reperibile per tutta la durata dell’evento.

7 · Report e consuntivo

Consuntivo presenze, eventuali dati raccolti e una nota sintetica su cosa ha funzionato e cosa converrebbe cambiare alla prossima edizione.

Domande dei clienti internazionali

Un’azienda con sede fuori dall’Italia può richiedere il servizio?

Sì. OPEN S.r.l. valuta richieste di aziende internazionali e formula un preventivo scritto in base a luogo, date, perimetro e disponibilità.

Il briefing può essere completato da remoto?

Sì. Obiettivi, calendario, ruoli, abbigliamento, lingue e materiali di preparazione possono essere concordati prima dell’arrivo in Italia.

È possibile richiedere personale cinese o multilingue?

I requisiti linguistici possono essere inseriti nel brief. Disponibilità e livello richiesto vengono verificati in selezione e confermati per iscritto.

Qual è il soggetto contrattuale italiano?

OPEN S.r.l., P.IVA 16423471008, è la società identificata sul sito e nel preventivo.

Continua a esplorare

Altre pagine utili

Servizi Profili Come lavoriamo Confronto e costi FAQ Contatti Azienda

Stai organizzando dall’estero un progetto in Italia?

Invia date, luogo, obiettivi, servizi e lingue richieste. Ti risponderemo con le informazioni necessarie per valutare il progetto.

Richiedi un preventivo Verifica l’azienda